Kalendar - životni ciklus događaja objašnjen na primjeru Rotary događaja.

Događaj prolazi kroz nekoliko faza:

1. Kreiranje novog dogadjaja
2. Pozivnica (nije obavezno)
3. Registracija (nije obavezno)
4. Praćenje posjećenosti
5. Izvješće
6. Zatvaranje događaja

1. Kreiranje novog dogadjaja

Vremenska traka počinje u Polarisu stvaranjem događaja u kalendaru. Za klupske događaje aktivni članovi, potencijalni i gosti umetnuti su kao potencijalni sudionici na popis sudionika u trenutku kreiranja. Za distriktna (okružna) događanja popis sudionika je prazan. Popis sudionika može se ručno proširiti članovima iz bilo kojeg kluba i drugim osobama. Novostvoreni događaj je neaktivan na webu i njegova vidljivost je prema zadanim postavkama postavljena na Svi članovi (matični klub). Uzmite u obzir GDPR vodič prilikom postavljanja vidljivosti.

warning

Polaris tim snažno savjetuje da razmotrite mogućnost da događaji ne budu javni zbog GDPR-a.

Prije nego događaj učinite vidljivim na webu, razmislite o registraciji, pitanjima i odgovorima koje želite dobiti od sudionika. Provjerite funkcionalnost obrasca za registraciju. Nakon što se ljudi počnu registrirati, više nije moguće mijenjati pitanja!

2. Pozivnica

Organizator upućuje pozivnicu odnosno najavu budućeg događanja pozvanoj publici.
Pozivnica nije obavezna i može se poslati e-poštom ili jednostavnom objavom događaja na web stranici u slideru ili na vrtuljku. Događaji s redovnim rasporedom obično nemaju pozivnicu.
Poziv putem e-pošte može se kreirati izravno u kartici "Sudionici" tog događaja.

Kreirana e-pošta vidljiva je u Izborniku "Klupski zivot > E-pošta" i tamo se može mijenjati prije slanja.

Pozvana publika može se definirati pomoću unaprijed definiranih grupa primatelja i može se proširiti članovima zajednice ili bilo kojom adresom e-pošte.

2.1 Izrada e-pošte s pozivnicom

3. Registracija

Registracija je omogućena u kartici Parametri registracije događaja.

Nakon što događaj učinite vidljivim na webu i omogućite registraciju, ljudi se mogu registrirati na taj događaj. Registracija je potvrda potencijalnog sudjelovanja ili odbijanja sudjelovanja na budućem događaju. Prijava se bilježi u događaju i vidljiva je u kartici Sudionici.

Vidljivost događaja definira tko se može prijaviti.

Ako je događaj javan, svatko se može prijaviti. Osobe koje još nisu na popisu sudionika automatski se dodaju kada ispune obrazac za registraciju.

Za sve Polaris korisnike koji su prijavljeni, obrazac za registraciju je unaprijed ispunjen njihovim osobnim podacima. Oni mogu biti duplikati kada se korisnici ne prijave prije registracije ili kada se ljudi dvaput registriraju s različitim imenima. Polaris tim savjetuje da razmotrite mogućnost da događaji nisu javni (zbog GDPR-a).

Osobi se šalje e-mail potvrde s njegovim/njezinim odabirom. To čini nužnim prvo se prijaviti i eliminira problem s duplikatima.

Svaki događaj ima rok za registraciju.

Korisnici mogu promijeniti ili povući svoju registraciju do tog roka. Dok je prijavni period aktivan, organizatori (može ih biti više), definirani u kartici "Općenito", će za svaku prijavu, odjavu ili promjenu registracije dobiti e-mail sa svim opcijama registracije (odgovorima). Za klupska događanja moguće je, prije isteka roka za prijavu, automatski slati podsjetnike članovima koji se još nisu registrirali ili odjavili ("bez odgovora"). Kada se postigne maksimalan broj sudionika, registrirani korisnici se stavljaju na listu čekanja. Oni su konačno registrirani ako trenutni broj sudionika padne ispod maksimalnog. U tom će slučaju primiti konačnu potvrdu e-poštom. Nakon isteka roka registracija nije moguća s web stranice. Međutim, administratori još uvijek mogu registrirati ljude u njihovo ime za taj događaj. Takvi će sudionici također dobiti e-mail s potvrdom.

3.1 Obrazac za registraciju

3.1.1 Bilježenje posjećenosti

Prisustvovanje je potvrda fizičkog prisustva sudionika događaja. Svrha bilježenja prisutnosti je praćenje efektivne prisutnosti sudionika i njihovih plaćanja. Dolazak se bilježi na događaju u kartici "Sudionici". Evidencija se može jednostavno izvršiti ručno na obrascu ili skeniranjem QR koda sudionika (vidi dolje). Alternativno, popis prisutnih se može ispisati putem gumba "Izvezi", potpisati od strane sudionika i ručno unijeti od strane administratora.

warning

Ovu aktivnost mogu odobriti i izvršiti samo administratori. Posebna uloga "Attendance capture" omogućuje osobama koje nisu administratori, npr. član kluba (rotarijanac) koji je zadužen za doček ili osoblje restorana za prikupljanje posjećenosti, ali ne i za obavljanje bilo koje druge funkcije. Evidentiranje prisutnosti moguće je samo na dan događaja ili nakon toga.

3.2 Obrazac za evidentiranje nazočnosti

3.2.1 Bilježenje prisutnosti s QR kodom

Snimanje prisutnosti može se pojednostaviti skeniranjem QR koda članova.

• Odgovorni clan otvara događaj na svom pametnom telefonu i klikne na gumb "Sudionici" na stranici s detaljima događaja.
• Zatim poziva kameru klikom na gumb "Skeniraj QR kod" i pokreće proces skeniranja.
• Sudionici prezentiraju svoj osobni QR kod na pametnom telefonu ili otisnut na naljepnici.
• Individualni QR-kod dostupan je na pametnim telefonima ili tabletima klikom na plavu ikonu "mala osoba" u gornjem desnom kutu ili pozivom na simbol NAVIGACIJE pa MOJE POSTAVKE.

Tiskane naljepnice s QR-kodovima može staviti na raspolaganje administrator ili ih mogu ispisati sami članovi. Za članove kojima nedostaju i pametni telefon i naljepnica, može se pripremiti unaprijed isprintan set QR kodova svih članova. (Pogledajte sljedeći odjeljak) Uspješno skeniranje potvrđuje se zvučnim signalom, a pogreške se signaliziraju tonom kvoka. Vizualna poruka prikazuje ishod skeniranja. Otkrivena su dvostruka skeniranja.

note

Skeniranje QR koda primjenjivo je na sve članove kluba, tj. aktivnim članovima + gostima + potencijalnim + drugim kontaktima, ali i bilo kojem aktivnom rotarijancu istog multi-distrikta (CH/FL, odnosno Francuska, odnosno Belux, itd. . . ) QR-kod je kodirani prikaz Rotary-ID-a. Nikakvi drugi podaci nisu prisutni u kodu.

3.2.2 Osobni QR kod

5. Report

Najbolji način za bilježenje povijesti kluba je prilaganje zapisnika događaja izravno uz događaj. Suvremeno komuniciranje izvješća vrši se atraktivnim newsletterom koji sadrži poveznice na te izvještaje, uz najave budućih događaja i novosti. Izvješća o događajima unose se prilagodbom ili zamjenom primarnog bloka teksta koji najavljuje događaj te dodavanjem fotografija snimljenih na događaju.

6. Zatvaranje događaja

Svrha zatvaranja je finalizacija svih transakcija povezanih s ovim događajem. Bodovi prisutnosti dodjeljuju se polaznicima, a naknade se odbijaju od financijskih računa članova. Zatvoreni događaj može se ponovno otvoriti kako bi se ispravila posjećenost. Financijske transakcije ne mogu se poništiti iz razloga revizije. U tom slučaju izdaju se kompenzacijske obrnute transakcije.

Tiskani formati QR kodova

QR kodovi se mogu dostaviti na papiru u dva različita formata:

6.1 Naljepnice

Naljepnice su zgodne male naljepnice koje član lijepi na kreditnu karticu ili bilo koje drugo sredstvo u svom novčaniku. Naljepnice se mogu ispisati na bilo kojem laserskom ili ink-jet pisaču. PDF datoteka dostupna je u administraciji pod Uslužni program > Popis članova > Izvoz > QR naljepnice A4 stranice od 13 stupaca s 5 naljepnica ispisuju se na Avery stranicama s naljepnicama čije su reference za narudžbu: Univerzalne naljepnice za oba pisača: Avery 3666 (bit će bolje usklađene u R1. 1)

info

Starije naljepnice za laserske pisače: Avery L7615-15 Starije naljepnice za ink-jet pisače: Avery J8651-12

Postoje različiti online pružatelji usluga: Amazon. fr, potražite: AVERY - 3666

Avery https://www. avery. fr/etiquettes Avery https://www. avery-zweckform-fachshop. de/

Upozorenje:pravilan ispis postiže se postavljanjem skale na 100%, inače QR kodovi neće odgovarati izgledu naljepnice!

6.2. Mapa s ispisanim QR kodovima

Za skeniranje QR-koda člana kojem nedostaju i njegov pametni telefon i naljepnica, možete skenirati njegov QR-kod u unaprijed ispisanom skupu QR-kodova svih članova dostupnih za ispis, u administraciji pod

Uslužni program > Lista članova > Izvoz > QR pregled

info

Ispis uključuje sve aktivne članove vlastitog kluba, ali ne i goste i ostale kontakte. Univerzalne Avery naljepnice za Polaris QR kodove za oba pisača Avery naljepnice za Polaris QR kodove za laserske pisače Avery naljepnice za Polaris QR kodove za inkjet pisače